Tìm hiểu quy trình thành lập văn phòng đại diện

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện để hỗ trợ tối đa cho công việc kinh doanh cũng như khảo sát, nghiên cứu thị trường một cách chính xác. Vậy doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện cần thực hiện và lưu ý những gì? Hãy cùng NT International Law Firm tìm hiểu thêm những thông tin cần thiết qua bài viết dưới đây nhé!

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, trụ sở chính. Các hoạt động của văn phòng đại diện nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi và theo ủy quyền của doanh nghiệp. Căn cứ theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể về văn phòng đại diện như sau:

“2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là một cơ quan đại diện của một tổ chức, công ty hoặc chính phủ trong một quốc gia khác. Chức năng chính của văn phòng đại diện bao gồm:

• Đại diện cho tổ chức, công ty hoặc chính phủ trong quốc gia đó.
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các đối tác kinh doanh, đối tác chính phủ và khách hàng.
• Tìm kiếm và đánh giá cơ hội kinh doanh mới.
• Điều hành các hoạt động thương mại, như bán hàng, marketing, tài chính và kế toán.
• Giải quyết các vấn đề pháp lý và văn hóa khi làm việc ở quốc gia đó.
• Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các đại diện kinh doanh và nhân viên đang làm việc tại đó.
• Đại diện cho tổ chức trong các sự kiện quan trọng hoặc cuộc họp với các đối tác kinh doanh hoặc chính phủ.

Những chức năng này giúp văn phòng đại diện tạo mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác, tăng cường khả năng cạnh tranh và thúc đẩy sự phát triển kinh doanh của tổ chức, công ty hoặc chính phủ đó.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan, để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn cần tuân thủ các điều kiện sau:

• Tổ chức, công ty hoặc chính phủ nước ngoài đã được thành lập theo luật pháp quốc gia của mình.
• Có đại diện pháp lý tại Việt Nam và được pháp luật Việt Nam công nhận.
• Được phép hoạt động tại quốc gia đó, không bị cấm hoặc hạn chế hoạt động kinh doanh tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Không thuộc danh sách các tổ chức, công ty bị cấm hoặc hạn chế hoạt động tại Việt Nam do quy định của pháp luật Việt Nam.
• Có địa chỉ đăng ký kinh doanh, địa chỉ liên lạc và đủ điều kiện về tài chính để thực hiện các hoạt động của văn phòng đại diện.
• Nộp đầy đủ giấy tờ, hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện và các giấy tờ liên quan theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
• Mặc dù văn phòng đại diện sẽ không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi các doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện việc xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Vì vậy, văn phòng đại diện phải luôn đảm bảo đáp ứng các quy định pháp luật về thuế tại Việt Nam

Ngoài các điều kiện trên, bạn cần lưu ý rằng việc thành lập văn phòng đại diện còn phải tuân thủ các quy định về lao động, bảo hiểm xã hội, bảo vệ môi trường và các lĩnh vực khác liên quan đến hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Vì vậy, trước khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn nên tìm hiểu kỹ về các quy định pháp luật và cần tư vấn từ các chuyên gia để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và hoạt động hiệu quả tại Việt Nam

Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam bao gồm các bước sau đây:

Bước 1: Đăng ký và xác nhận đại diện pháp lý tại Việt Nam

Tổ chức, công ty hoặc chính phủ nước ngoài cần đăng ký đại diện pháp lý tại Việt Nam và được cơ quan nhà nước phê chuẩn. Đại diện pháp lý này có trách nhiệm đại diện cho tổ chức, công ty hoặc chính phủ nước ngoài thực hiện các thủ tục pháp lý, kinh doanh và các hoạt động khác tại Việt Nam.

Bước 2: Đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Sau khi có đại diện pháp lý tại Việt Nam, tổ chức, công ty hoặc chính phủ nước ngoài cần đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Các giấy tờ cần thiết bao gồm:

• Đơn đăng ký thành lập văn phòng đại diện;
• Giấy chứng nhận đăng ký đại diện pháp lý tại Việt Nam;
• Giấy ủy quyền cho người đại diện tại Việt Nam;
• Giấy phép hoạt động của tổ chức, công ty hoặc chính phủ nước ngoài;
• Bản sao chứng minh nhân dân/ căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện tại Việt Nam.

Bước 3: Đăng ký thuế và các giấy phép khác

Sau khi hoàn tất đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện cần đăng ký thuế với cơ quan thuế địa phương. Bên cạnh đó, văn phòng đại diện còn cần đăng ký các giấy phép và chứng chỉ liên quan tới hoạt động kinh doanh, như giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm (nếu áp dụng) và các giấy phép khác tương ứng với lĩnh vực hoạt động.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại NT International Law Firm

Với đội ngũ luật sư chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm thực tiễn, có phạm vi hoạt động đa dạng bao gồm các phòng ban chuyên môn thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, NT International Law Firm tự tin hỗ trợ bạn những thông tin về thành lập văn phòng đại diện một cách chuẩn xác nhất

• Tư vấn các điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện;
• Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện;
• Dịch vụ kê khai, đóng bảo hiểm xã hội, quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện;
• Đăng ký giao dịch ngoại hối khi doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại nước ngoài.
• Hỗ trợ các thủ tục pháp lý, nội bộ hoạt động của công ty, văn phòng đại diện.

Mọi thông tin liên quan đến dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, quý khách hàng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số điện thoại: 090.252.4567 hoặc email: info@congtyluatnt.vn để được tư vấn cụ thể. Xin chân thành cảm ơn!

Có thể bạn quan tâm:

Tìm hiểu điều kiện và thủ tục thành lập công ty xây dựng

Điều Kiện, Thủ Tục Thành Lập Công Ty Mỹ Phẩm Mới Nhất 2024

Tìm hiểu điều kiện và thủ tục thành lập công ty du lịch