Công chứng là gì? Vì sao phải công chứng và có hiệu lực trong bao lâu?

Văn bản công chứng là kết quả hoạt động của công chứng viên. Vậy công chứng là gì, thực hiện công chứng ở đâu và văn bản công chứng có hiệu lực trong bao lâu cùng với những vấn đề khác sẽ được NT International Law Firm đưa ra những nhận định và ý kiến về giá trị pháp lý của văn bản công chứng trong bài viết này.

Công chứng là gì? 

Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề chứng nhận bằng văn bản tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác là đúng đắn, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội của bản dịch văn bản, giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (sau đây gọi chung là bản dịch) mà pháp luật đã quy định phải có chứng nhận hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.

Công chứng trong tiếng anh có thể dịch là to notarize or notarized. Đây là một động từ đơn giản và rất thường được sử dụng.Tùy vào từng ngữ cảnh khác nhau mà chúng ta sẽ sử dụng động từ to notarize hay là notarized.

Phòng công chứng và Văn phòng công chứng đều dịch ra nghĩa tiếng anh là Notary Office.

Sao y công chứng dịch ra là Duplicate notarization.

Bản sao công chứng dịch ra là Notarized copy or Certified copy.

Bản dịch công chứng nghĩa là Notarized translation or Certified translations.

Từ khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu ngắn gọn như sau: Công chứng là việc công chứng viên thuộc các tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận về:

• Xác nhận bằng văn bản tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự.
• ​Chứng nhận tính đúng đắn, hợp pháp và không trái với đạo đức xã hội của bản dịch các văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt dịch ra tiếng nước ngoài hoặc dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Theo quy định của pháp luật, các văn bản, giấy tờ này phải được chứng nhận, hoặc các cá nhân, tổ chức có thể tự nguyện yêu cầu chứng nhận.

Hoạt động công chứng do công chứng viên thực hiện. Theo đó Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định theo Luật Công chứng này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng. 

• Có bằng cử nhân luật;
• Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
• Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này.
• Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
• Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

Ý nghĩa pháp lý của hoạt động công chứng: Là bảo đảm giá trị thực hiện cho các hợp đồng giao ý dịch, phòng ngừa tranh chấp và cung cấp chứng cứ nếu có tranh chấp xảy ra. 

Vì sao phải công chứng?

Theo Luật Công chứng của Việt Nam, một số giao dịch bắt buộc phải được công chứng. Việc công chứng sẽ giúp các giao dịch hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp sau quá trình giao dịch. 

Theo quy định của pháp luật hiện hành, người chịu trách nhiệm chứng nhận hiện là công chứng viên. Công chứng viên là người đáp ứng các yêu cầu của Luật Công chứng và được chỉ định để công chứng. Việc chứng thực này ​phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Theo luật chứng nhận hiện hành, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng với văn phòng công chứng.

Do đó, các tổ chức, cá nhân khi muốn thực hiện xác nhận giấy tờ, văn bản thì sẽ phải đến các phòng công chứng hoặc cũng có thể là văn phòng công chứng.

Hiện nay, một số giao dịch pháp luật không yêu cầu chứng thực, tuy nhiên việc chứng thực sẽ giúp các bên giảm thiểu rủi ro đối với các giao dịch, hợp đồng dân sự, thương mại không được chứng thực.

Trong các giao dịch phải xác nhận mà đương sự không thực hiện thì coi như hợp đồng này vô hiệu, không có giá trị pháp lý. Nhìn chung, các giao dịch liên quan đến bất động sản như mua bán, thế chấp, góp vốn, tặng cho,… đều phải có chứng nhận.

Việc chứng thực này không chỉ quan trọng dưới góc độ pháp lý, dưới góc độ kinh tế, nó còn giúp các bên hạn chế rủi ro trong các hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được chứng thực.

Thực hiện công chứng ở đâu?

Có hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng là: Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quy định thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. 

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm.

Văn phòng công chứng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng phòng – là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Vì thế việc công chứng giấy tờ được thực hiện tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

Công chứng có hiệu lực bao lâu?

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành ngày 16/2/2015, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.

Tuy nhiên, trong thực tế, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại:

Bản sao vô thời hạn: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.

Bản sao hữu hạn: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng), Giấy chứng minh Nhân dân (15 năm)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.

Ngoài ra, cán bộ thụ lý có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không có quyền yêu cầu nộp bản sao mới.

Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định về việc hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực từ bản chính nên có thể hiểu bản sao y có giá trị pháp lý đến khi nào bản gốc bị thay đổi và không còn giá trị pháp lý. Nhưng thông thường đối với những giấy tờ có thể có sự thay đổi như giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất… thường cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 3 – 6 tháng, với mục đích đảm bảo tính cập nhật, tính xác thực của các giấy tờ trên.

Đối với giấy tờ (hợp đồng) đã được công chứng thì căn cứ theo thời hạn hiệu lực của hợp đồng đó. Ngoài ra tùy theo nội dung, tính chất công việc mà thời hạn được duy trì.

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng

Giá trị pháp lý của văn bản công chứng được quy định tại Điều 5 Luật Công

chứng 2014. Cụ thể được quy định như sau: 

Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và

đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan

Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ không phải chứng minh

Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.

Trên đây là những thông tin về tư vấn về công chứng mà chúng tôi đã tìm hiểu và cung cấp cho bạn đọc. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn nào liên quan về công chứng hoặc vấn đề khác có liên quan, vui lòng liên hệ qua số điện thoại: 090.252.4567 hoặc email: info@congtyluatnt.vn để được tư vấn cụ thể. Xin chân thành cảm ơn!