Đối Chiếu Công Nợ Là Gì? Nguyên Tắc Và Cách Thực Hiện Đối Chiếu Công Nợ

Đối chiếu công nợ là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và tổ chức quan tâm hàng đầu trong kinh doanh. Vậy đối chiếu công nợ là gì? Quy trình đối chiếu công nợ theo quy định như thế nào. Cùng NT INTERNATIONAL LAW FIRM tìm hiểu ở bài viết này nhé!

Đối chiếu công nợ là gì?

Đối chiếu công nợ là quá trình so sánh các số liệu công nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp trên sổ sách kế toán so với số liệu thực tế. Những số liệu thực tế được dựa trên các chứng từ giao dịch, hợp đồng và các nguồn thông tin khác của các bên liên quan. Nhằm mục đích xác nhận tính đúng/ sai của số liệu. Kịp thời đưa ra biện pháp điều chỉnh, giải quyết khi có phát sinh chênh lệch xảy ra. 

Cách thực hiện đối chiếu công nợ

Đối với Công Nợ Phải Thu cần thực hiện các bước sau: 

• Lập danh sách khách hàng có công nợ phải thu. Kê khai rõ số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của mỗi khách hàng. 
• Gửi danh sách đến khách hàng để yêu cầu họ đối chiếu kiểm tra và xác nhận số liệu công nợ phải thu của mình. 
• Nhận phản hồi từ khách hàng, sau đó tiến hành đối chiếu số liệu với các chứng từ giao dịch, hợp đồng và các nguồn thông tin khác của khách hàng. 
• Trường hợp số liệu chính xác cả hai bên, tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ và ký xác nhận với khách. 
• Ngược lại, xảy ra sự khác biệt giữa các số liệu, tiến hành kiểm tra nguyên nhân và đưa ra biện pháp xử lý. Sau đó, lập biên bản đối chiếu công nợ và ký xác nhận với khách hàng.

Đối với Công Nợ Phải Trả

• Lập danh sách các nhà cung cấp có công nợ phải trả. Kê khai rõ số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của mỗi nhà cung cấp. 
• Nhận danh sách đối chiếu công nợ từ khách, so sánh số liệu trên các chứng từ, giao dịch, hợp đồng và thông tin liên quan của nhà cung cấp.
• Trường số liệu chính xác, lập biên bản đối chiếu công nợ và ký xác nhận với nhà cung cấp. 
• Nếu xảy ra khác biệt giữa các số liệu, tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý. Cuối cùng, lập biên bản đối chiếu công nợ phải trả và ký xác nhận với nhà cung cấp.

Có thể bạn quan tâm: Quy Trình Thu Hồi Công Nợ Hiệu Quả Nhất Bạn Cần Biết

Nguyên tắc đối chiếu công nợ

Bên cạnh việc biết rõ đối chiếu công nợ là gì? Bạn cần phải hiểu thêm các nguyên tắc trong việc lập đối chiếu công nợ. Quá trình này cần phải được thực hiện một cách chuẩn xác. Do đó kế toán khi thực hiện đối chiếu công nợ cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: 

• Thực hiện định kỳ, ít nhất 1 lần trong 1 kỳ kế toán (1 tháng hoặc một quý ) 
• Phải được thực hiện trên tinh thần tự nguyện, công bằng và tôn trọng lẫn nhau giữa các bên.
• Quá trình đối chiếu phải được lập thành văn bản (biên bản đối chiếu công nợ) hoặc bằng các hình thức tương đương. Điều này sẽ làm cơ sở để kiểm tra tình trạng thanh toán theo nghĩa vụ của các bên. 
• Đối chiếu công nợ phải được thực hiện dựa trên các chứng từ liên quan, có xác nhận giữa các bên. 
• Quá trình đối chiếu cần được thực hiện một cách cẩn thận, đúng và đủ. Tránh để xảy ra các sai sót không mong muốn. 

Quy trình đối chiếu công nợ theo quy định

Như thế nào là một quy trình đối chiếu công nợ đúng quy định. Kế toán phải thực hiện đúng các bước sau:

Bước 1: Kế toán công nợ thực hiện in ấn các chứng từ liên quan 

• Với công nợ phải trả kế toán cần in các biên bản sau: Biên bản đối chiếu công nợ; Sổ chi tiết công nợ phải trả gửi cho nhà cung cấp. Điều này phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận chính xác số liệu công nợ phải trả. 
• Đối với công nợ phải thu cần in các chứng từ sau: Biên bản đối chiếu công nợ, Sổ chi tiết công nợ phải thu; Thông báo công nợ gửi cho người mua. Nhằm phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận chính xác khoản công nợ phải thu. 

Bước 2: Hai bên tiến hành đối chiếu công nợ, trường hợp có xảy ra chênh lệch thì cần chỉnh sửa lại cho đúng thực tế. 

Bước 3: Lưu lại các biên bản đối chiếu công nợ đã được khách xác nhận phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.

Xem thêm: Giấy ủy quyền thu hồi nợ là gì? Nội dung, lưu ý khi làm giấy

Biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản được tạo ra để làm cơ sở kiểm tra tình trạng thanh toán của bên mua. Vì vậy, biên bản đối chiếu công nợ sẽ giúp cho doanh nghiệp, tổ chức dễ dàng kiểm soát được tình hình các khoản nợ trong kỳ hạn. Đồng thời hỗ trợ cho doanh nghiệp phân loại các nhóm nợ để đưa ra giải pháp xử lý công nợ đúng theo pháp luật. 

Biên bản đối chiếu công nợ là một chứng từ quan trọng khi tiến hành quyết toán thuế phải nộp nhà nước. Đây là căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng giữa nhà cung cấp và khách hàng. Đặc biệt với những hóa đơn có giá trị lớn hơn hoặc bằng 20 triệu đồng. Nhằm đảm bảo các bên liên quan thực hiện đúng quy định và các thỏa thuận liên quan. 

Khi có biên đối chiếu công nợ, kế toán sẽ dễ dàng tổng hợp, kiểm soát được tình hình các khoản nợ cần thanh toán của doanh nghiệp. Đồng thời, nắm bắt được những khoản thu còn lại của khách hàng xem có thực hiện đúng trong hợp đồng hay không. Các số liệu còn lại có khớp với số liệu trong sổ sách chưa. 

Quy định về lập bảng đối chiếu công nợ

Theo quy định của pháp luật, các biên bản đối chiếu công nợ phải tuân theo nguyên tắc so sánh nợ công. Trường hợp hai bên đã thanh toán hết nợ thì doanh nghiệp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng. Ngược lại, nếu quá thời hạn quy định trong hợp đồng vẫn chưa thanh toán hết xong thì trong biên bản đối chiếu cần ghi rõ thời gian, số tiền đã thanh toán và ngày kết thúc giao dịch. Bên cạnh đó, tùy theo tình hình của doanh nghiệp sẽ có các mẫu biên bản đối chiếu công nợ khác nhau.  

Lưu ý trong quá trình lập biên bản đối chiếu công nợ thường phát sinh các khoản nợ phải thu chưa có đủ biên bản đối chiếu. 

• Rất ít khách hàng phản hồi xác nhận công nợ do đó gây khó khăn cho việc quản lý công nợ. 
• Chưa xác định được nguyên nhân xảy ra chênh lệch giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán về công nợ phải thu của khách hàng. 
• Hầu hết các doanh nghiệp xây dựng không có đối chiếu công nợ nên cần phải bổ sung đầy đủ các tài liệu liên quan. 

Nắm bắt được những vấn đề trên giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát các hoạt động kinh doanh một cách ổn định. Hạn chế xảy ra sai sót gây ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. 

Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ Đối chiếu công nợ là gì và quy trình thực hiện đối chiếu đúng theo quy định. Giúp bạn dễ dàng kiểm soát cũng như quản lý hoạt động công ty một cách ổn định. Tránh xảy ra các vấn đề phát sinh liên quan đến tài chính. 

Nếu quý khách hàng có bất kỳ vướng mắc hay câu hỏi nào liên quan đến pháp lý. Vui lòng liên hệ NT International Law Firm qua hotline 090.252.4567 hoặc info@congtyluatnt.vn để được tư vấn, giải đáp kịp thời.

Tham khảo:

Giấy Báo Nợ Là Gì? Gồm Những Nội Dung Gì Và Khi Nào Được Phát Hành

Gợi Ý, Hướng Dẫn Viết Mẫu Công Văn Thu Hồi Nợ Quá Hạn 2023

Luật Thu Hồi Nợ Ngân Hàng: Quy Định, Điều Kiện Áp Dụng